Departamento: Administración
Ubicación: Proyecto (residencial)
Viaje Requerido: No
Contacto: Dayana Toledo Ramírez
Supervisor: Administrador
Fecha: 7 de marzo de 2023
Expiración: 15 de marzo de 2023
SOLICITUDES SERÁN EVALUADAS EXCLUSIVAMENTE PARA ESTA CONVOCATORIA
NATURALEZA DEL TRABAJO
ROL Y RESPONSABILIDADES GENERALES
La misión principal de este puesto es asegurar el buen funcionamiento de la oficina gestionando y realizando labores administrativas como archivar, planificar y coordinar actividades generales
de la oficina. El asistente administrativo es responsable de recibir a los residentes y guiarlos a sus destinos correspondientes al igual que gestionar llamadas, correos electrónicos, correspondencias y faxes.
- Recibir a los visitantes y guiarlos a sus departamentos correspondientes.
- Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes.
- Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
- Es responsable de redactar, archivar y revisar documentos. Algunos de ellos son:
- Recibos
- Memos
- Licencias
- Informes mensuales
- Solicitudes de servicios (Alta, y baja del sistema de los materiales utilizados tanto en sistema como en inventario).
- Es responsable de mantener actualizado la lista de contactos.
- Es responsable de mantener al día las guías existentes.
- Es responsable de mantener organización en la oficina y sus archivos.
- Se encarga de escanear los documentos físicos para respaldarlos digitalmente.
- Se encarga de mantener el área de trabajo limpia.
- Archivo de residentes
- Archivo del PHAS
- Archivo de mantenimiento
- Coordina y agenda reuniones, entrevistas u otros eventos según sea necesario.
- Interactúa activamente con los residentes y terceros en vías de gestionar sus archivos y resolver sus reclamos, si alguno.
- Es responsable de ofrecer seguimiento y mantener sanas relaciones con los residentes.
- Es responsable de la coordinación de trabajos administrativos de la oficina.
- Resuelve cualquier problema de índole administrativo.
- Solicita y coordina la reparación y mantenimiento de los equipos de la oficina.
- Es responsable de solicitar los suministros necesarios para la oficina.
- Recibe el pago de renta de los residentes.
- Se asegura de expedir el recibo correspondiente.
- Se asegura que el dinero cobrado se guarde en la caja fuerte del proyecto mientras se gestionan los depósitos de estos.
- Se integra activamente en las gestiones de cobro conjunto al administrador y asistentes de administrador.
- Es responsable de garantizar que los residentes sean atendidos con prontitud y diligencia. • Participa activamente en la sana administración de fondos públicos asignados a su proyecto.
- Reporta a oficina central toda pérdida de propiedad en un periodo no mayor de veinticuatro (24) horas de transcurridas.
- Garantiza que el formulario utilizado para dichos fines esté completado en todas sus áreas.
- Mantiene informado al administrador de cualquier actualización que ocurra para dichos fines.
- En caso de accidente en los predios del proyecto, es responsable de cumplimentar los documentos del seguro.
- Se asegura del envío a oficina central con todas las evidencias aplicables en un periodo no más tarde de cinco (5) días de haberle sido notificado.
- Garantiza que los archivos y caja fuerte están asegurados y cerrados con llave en todo momento.
- Representa al administrador en ausencia de éste.
- Mantiene informado al administrador del proyecto de la necesidad de materiales de mantenimiento.
- Trabaja las requisiciones para las firmas pertinentes y el seguimiento necesario hasta recibirse el material.
- Registra los materiales recibidos y mantiene actualizado el inventario de materiales en el sistema.
- Asiste al administrador y/o técnico de ocupación en el proceso de reexamen anual de las familias del proyecto.
- Gestiona o realiza tareas afines asignadas.
REQUISITOS DE EDUCACIÓN Y CUALIFICACIONES:
- Diploma de Bachillerato en Sistemas de Oficinas (preferiblemente) o en Administración de Empresas.
COMPETENCIAS MÍNIMAS:
- Capacidad analítica
- Capacidad para trabajar bajo presión
- Habilidad de mantener buenas relaciones interpersonales
- Habilidad para trabajar en equipo
- Buena administración del tiempo
- Dominio en programas de Microsoft Word y Excel
- Dominio en programa YARDI (opcional)
Las personas interesadas que cumplan con los requisitos deberán radicar su solicitud y resume en o antes del miércoles, 15 de marzo de 2023 a las 10:00 a.m. al e-mail: dtoledo@individualmgmt.com, con copia a ezapata@individualmgmt.com
